同窓会にむけた同級生名簿作成についての研究と考察

我が母校、福岡県立田川高等学校は、毎年学内の講堂で同窓会を行っています。
数百人も集まる会合で、さらに参加する年齢層もバラッバラ…ということで、毎年、学年ごとに本当番と副当番を決めて企画・運営します。
本当番は50歳になる学年。
副当番は35歳になる学年。

つまり、僕の代は、３年前に副当番を担当しました。
それにむけて、４年前の年末に決起集会を兼ねた学年同窓会を開いたのですが、そのためにはとにかく、学年全体、9クラス357人の連絡先をゲットして、名簿を作成しなければなりませんでした。
これが最初にして最大の難関でした。
せっかくなので、当時のノウハウをまとめて共有しようかと思います。
もし、もっと良い方法があれば、同じ境遇の方や、後輩のためにも、ご教授お願いします。

1、まずは、名簿を作る。
テキストベースの名簿がなかったので、これを作るところから。
卒業アルバムの名前一覧をOCRにかけてみたが、案の定うまくいかず。
全員分Googleスプレッドシートに手入力。
大変でした。

2、Facebookアカウントがあるかどうか入力
とりあえず、Facebook非公開グループを作り、手当たり次第に招待。
ある程度集まったところで、グループ内に身近な人の招待を呼びかけ。
これを何度か繰り返して、150人。
この時点で、達成率は43%。

そして、スプレッドシートに「連絡方法」という列を作り、
「Facebook、LINE、メール、電話番号、その他」をリストで記入できるように。
Facebookアカウントを見ながら、ある人は「Facebook」と入力。
苗字が変わってる人もいるので、ファーストネームでシート全体から検索かけたりしながら一人ずつ特定。

3、ヒューマン・ネットワークを使って人海戦術

ここからは、地道に。
まずは、3年次のクラスごとにクラス代表を決め、Facebookのクラス代表チャットで情報交換しながら、仲の良いグループ、出身中学、部活などをもとに一人ずつコンタクトをとる。
同じクラスといえど、顔を覚えてない人もいると思い、卒業アルバムの写真をGoogleフォトで共有。
スプレッドシートを共有し(非公開にし、アカウント認証で編集権を授与)、空欄を埋めていく。

ここから最も気を使うのが、プライバシー。
連絡先はスプレッドシートには書き込まず、ゲットした連絡先はクラス代表だけに渡す。
LINEアカウントやメアド、電話番号などの生データは、知っている人が一人でも少なくなるよう心がけた。

その他

・連絡先の優先順位は以下のとおりとした。

Facebook
LINE
メール
電話

理由は、以下のとおり。

・Facebookは、既読確認が出来る。タイムラインやイイネの挙動で、アクティブなアカウントかどうか判別しやすい。イベント招待やグループページとの連携が良い。
・LINEは、ID検索を許可しておらず、フレンドにもなっていない場合、こちらから連絡がとれない。
・メールは、迷惑メールフィルタで届かなかったり、変わる可能性がある。

Facebookも、ログインパスワードを忘れた、フレンド申請されてない場合、受信フォルダではなく、その他フォルダに入る可能性もあったが、他のメリットを優先した。

・なるべく負担を分散する。
　クラス代表が全員を探すわけではなく、さらにクラス内のサブリーダーや、クラスを横断して出身中学や部活ごとのサブリーダーを選定し、まとめて集める。
　できるだけ、リーダーの負担を少なくし、下請け、下請けにまわす。

・卒業アルバム記載の住所から調べた実家への直電話、ハガキは最終手段とする。
　このご時世、直電話は怪しいし怖い。ハガキは既読確認がとりづらいため。

・クローズドな場でも、なるべく連絡先の生データを書き込まない。

そして、連絡先があつまったら、クラス代表の方々に協力してもらい、Googleフォームで同窓会の参加意思を一斉に募りました。

細かいところでいうと色々とありますが、だいたいこんな感じでしょうか。

やってみて出てきた意見として、
「久しぶりに連絡を取り合って、やっぱり同級生っていいよねと思った」
「こんな機会を作ってくれてありがとうと言ってくれる人もいた」
というのがあり、なんか、嬉しいなと。

とはいえ逆に、こういった連絡が来ること自体が苦手な人も少なからずいるのは事実でしょう。
ただ、そこまで漏れなく完璧に考えだすと、スピード感や勢いに関わってくるので、ある程度は目をつぶり、信じて突き進むしかないと。

とりあえず、100%は無理かもしれませんが、一人でも多くの同級生に少なくとも一度は連絡が行き届くようにしたいと思ってやっていました。

「同窓会？副当番？そんなんあったの知らんかったよ。
どうせ、俺(わたし)のとこには連絡すら来てないし、どうでもいいや」

…っていう状態が一番イヤでしたので。

最終的に、この方法で、357人中298人、つまり83.4%の連絡先をまとめることができました。